Este documento proporciona instrucciones sobre la correspondencia comercial en CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS. Explica que la correspondencia puede ser externa o interna, y que la externa usa cartas mientras la interna usa memorandos y circulares. También describe los procesos de recepción, clasificación, registro y distribución de correspondencia a cargo del receptor de documentos y el mensajero interno.

1. INSTRUCTIVO Y APLICATIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

2. LA CORRESPONDENCIA CONCEPTO Para propósito del instructivo, correspondencia es la comunicación escrita entre las dependencias y el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS y el medio externo. Las cartas, memorandos y circulares constituyen la correspondencia.

3. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA La correspondencia según su destino se clasifica en: Externa e interna. La correspondencia externa es la que se dirige a personas o entidades fuera del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS. Para la correspondencia externa en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se utiliza:

4. LA CARTA

6. MEMORANDO

7. CIRCULAR

8. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Los encargados de las etapas de la recepción (recibo, clasificación, radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el mensajero interno del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS. La correspondencia externa que llega al Centro de Administración e Información Documental, es recibido, controlada y tramitada por el receptor de documentos que cumple con sus funciones, este se encarga de:

9. Recibir la documentación del mensajero y usuarios o cuando llega por fax o por intermedio de correos electrónicos. Clasificar la documentación en: Correspondencia personal Correspondencia empresarial Correspondencia publicitaria

10. FLUJOGRAMA DE RECIBO DE DOCUMENTOS

11. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA El Centro de Administración e Información Documental del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS recibe y envía la correspondencia. Las dependencias para el caso de despacho de correspondencia, no escriben el consecutivo del radicado y la fecha a los documentos que elaboran, de esto se encarga el Centro de Administración Documental.

12. DISTRIBUCION Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA El despacho de la correspondencia al medio externo en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se realiza exclusivamente a través del Centro de Administración e Información Documental en el siguiente horario: Primer recorrido: a las 10:00 horas Segundo recorrido: a las 16:00 horas. Su distribución se realiza por medio del mensajero externo de la empresa para la correspondencia local o por medio de servicios especializados de correo prestado por APS.

13. FLUJOGRAMA DE DESPACHO DE DOCUMENTO